Para que um indivíduo, grupo ou organização possa alcançar um objectivo pretendido, requer-se o conhecimento de certos princípios sobre o tema da organização. 

Quando olhamos para a organização na sua forma mais simples, quando procuramos certas acções ou circunstâncias chave que fazem a organização funcionar, quando precisamos de um resumo muito simples, muito vital para ensinar às pessoas e que produzirá resultados, só encontramos alguns pontos que precisamos de realçar. 

O propósito da organização é TORNAR O PLANEAMENTO NUMA REALIDADE. 

Uma realidade é um estado ou coisa que existe verdadeiramente. 

Organização não é apenas um sistema extravagante e complexo, criado para si mesmo. Isto é burocracia no seu pior aspecto. Ter organigramas só por ter, ter gráficos estatísticos só por ter, ter regulamentos só por ter, conduz apenas a fracassos. 

A única virtude (nem sempre má) de uma estrutura burocrática, pesada, complexa e sem sentido é possibilitar empregos aos amigos de quem a controla. E se também não cria uma tributação onerosa e não ameaça provocar a bancarrota devido às despesas com a sua manutenção e não sobrecarrega um povo ou o pessoal da produção com inspecções militantes e controle desnecessário, uma organização com o único fim de proporcionar emprego não é mau mas, além de prover empregos, é inútil e só quando investida de demasiada autoridade é que se torna destrutiva. 

Os reis de França e de outras terras costumavam inventar títulos e deveres para dar actividade às hordas de nobres interesseiros e para os manter junto à corte, sob vigilância, evitando que provocassem más acções nas províncias, onde podiam agitar o seu próprio povo. «Guardador dos Escabelos», «Segurador da Real Camisa de Dormir» e outros títulos eram disputados, comprados, vendidos e guardados ferozmente. 

A procura de posição, o esforço para se tornar mais importante e ter uma razão de ser pessoal e para se ser respeitado, atravessa-se no caminho de um esforço honesto para organizar de uma forma eficaz de modo a conseguir que algo seja feito, de modo a tornar algo economicamente sólido 

Ter uma organização só por ter, geralmente dá origem a um monstro com o qual é tão difícil viver que acaba sendo derrubado. Perdas de produção, tributação elevada, uma interferência irritante ou terrível com as pessoas ou com os próprios produtores convida e provoca a falência ou a revolta, muitas vezes ambas, mesmo em empresas comerciais. 

Portanto, para ter significado, utilidade e durabilidade, uma organização tem de caber na definição acima: 

TORNAR O PLANEAMENTO NUMA REALIDADE. 

Nas empresas e países não há realmente uma falta de sonhos. Todos, com excepção dos mais depravados (moralmente maus ou corruptos) dirigentes de empresas ou nações, desejam ver melhoramentos quer específicos quer gerais. Isto também se aplica aos seus executivos e, como isto forma a base de quase todas as revoltas, isto também se aplica com certeza aos trabalhadores. De cima a baixo, então, na sua grande maioria, há um desejo de melhoramento. 

Mais alimentos, lucros maiores, melhores salários, mais instalações e, em geral, mais e melhor daquilo que eles crêem ser bom e benéfico. Isto também inclui menos daquilo que eles geralmente consideram ser mau. 

Os programas que obtêm o apoio geral consistem em mais daquilo que é benéfico e menos daquilo que é prejudicial. «Mais alimento, menos doença», «mais casas bonitas, menos barracas», «mais tempo livre, menos trabalho», «mais trabalho, menos desemprego» são elementos típicos de programas valiosos e aceitáveis. 

Mas só ter um programa é ter só um sonho. Nas empresas e nos partidos políticos há numerosos programas úteis. Eles sofrem apenas da falta de execução. 

Ocorre uma grande variedade de fracassos nos programas. O programa é demasiado grande. Este não é considerado geralmente desejável. O programa nem sequer é necessário. Este só beneficiaria alguns. Estas são as razões aparentes. A razão básica é a falta de saber-fazer organizacional. 

Qualquer programa, demasiado ambicioso, parcialmente aceitável, necessário ou não, poderia ser executado se fosse correctamente organizado. 

Os planos de cinco anos de algumas nações que estavam em voga foram quase todos muito valiosos e quase todos ficaram aquém dos seus objectivos. A razão não era serem irreais, demasiado ambiciosos ou geralmente inaceitáveis. A razão para qualquer insucesso deste tipo foi a falta de organização. 

Não são os sonhos do Homem que o desiludem. É a falta do saber-fazer necessário para tornar esses sonhos numa realidade. 

Uma boa administração tem duas metas distintas: 

1. Perpetuar (prolongar a existência de) uma empresa, cultura ou sociedade já existente,

2. Tornar o planeamento numa realidade. 

Tendo uma base para operar – quer dizer, terra, pessoas, equipamento e uma cultura – é preciso ter um bom padrão administrativo de qualquer tipo apenas para a manter. 

Sendo assim, as alíneas (1) e (2) acima tornam-se apenas a alínea (2). O plano é «continuar a entidade existente». Nenhuma empresa ou país continua, a não ser que se continue a pô-lo lá. Assim, é necessário algum tipo de sistema administrativo, por mais rudimentar que seja, para perpetuar qualquer grupo ou qualquer subdivisão de um grupo. Mesmo um rei, um chefe ou um gestor, que não tenha outro sistema de apoio a que possa trazer disputas relativas a terras, água ou pagamentos, é um sistema administrativo. O capataz de um grupo de trabalhadores que apenas carrega camiões tem um sistema administrativo extraordinário e complexo a funcionar. 

As empresas e as nações não funcionam apenas porque existem ou são tradicionais. Elas estão continuamente a ser criadas por uma ou outra forma de administração. 

Quando todo um sistema administrativo se vai embora, se perde ou é esquecido, ocorre um colapso, a menos que um sistema novo ou substituto seja imediatamente posto em execução. 

Mudar o chefe de um departamento, quanto mais um director geral e mais, muito mais, um governador, pode destruir uma parte ou o todo, uma vez que o antigo sistema, desconhecido, desrespeitado ou esquecido, pode parar e nenhum novo sistema que seja compreendido é posto no seu lugar. Transferências frequentes dentro de uma empresa ou nação podem manter todo o grupo pequeno, desordenado e confuso uma vez que estas transferências destroem a pouca administração que poderia ter existido. 

Assim, se as mudanças administrativas ou erros ou carência podem destruir qualquer tipo de grupo, é vital conhecer o assunto básico de organização. 

Mesmo quando o grupo está em efeito – o que quer dizer que deixou de originar mas só se defende quando enfrentado pela ameaça de desastre – tem de ter um plano. E se planeia, este tem, de algum modo, de fazer com que o plano seja executado ou feito. Mesmo uma situação simples, como uma fortaleza que está a ser atacada, tem de ser defendida através de planeamento e da execução do plano, por mais rudimentar que seja. A ordem «Repelir o invasor que está a atacar a muralha sul» é o resultado de observação e planeamento, por mais breve ou incompleto que seja. A defesa da muralha sul acontece por meio de algum sistema de administração, mesmo que consista apenas em sargentos que ouvem a ordem e empurram os seus homens para a muralha sul. 

Uma empresa com grandes dívidas tem de planear, mesmo que seja apenas para empatar os credores. E algum sistema administrativo tem de existir ainda que seja só para fazer isso. 

A consternação terrível de um jovem chefe que planeia uma nova era grande e poderosa, mas que dá por si a lidar apenas com defeitos antigos e fracos, não é atribuível à sua «ambição tola» ou à «falta de realidade», mas sim à sua falta de saber-fazer organizacional. 

Até mesmo presidentes eleitos ou primeiros-ministros de democracias são vítimas desta consternação terrível. Ao contrário do que se afirma geralmente, eles não «faltam às promessas da sua campanha» nem «traem o povo». A eles, bem como aos membros do seu parlamento, falta-lhes simplesmente os rudimentos (fundamentos) do know-how organizacional. Eles não conseguem pôr em execução as promessas da sua campanha, não porque sejam demasiado pomposas, mas porque eles são políticos e não administradores. 

Para alguns homens parece ser suficiente sonhar um sonho maravilhoso. Só porque o sonharam, eles sentem que este agora deve acontecer. Eles ficam muito exasperados quando isso não acontece.  

Nações inteiras, isto para não falar de firmas comerciais ou sociedades ou grupos, passaram décadas em tumultuosa confusão porque os sonhos e planos básicos nunca foram levados à completação com sucesso. 

Quer se esteja a planear a afluência dos Apalaches ou um novo armazém de carga mais perto da auto-estrada, descobrir-se-á que a lacuna entre o plano e a realidade é a falta de saber-fazer administrativo. 

A ignorância técnica, as finanças, até mesmo a falta de autoridade e o planeamento irreal não são barreiras reais entre o planeamento e a realidade.