一個人對邏輯有最佳的了解，以及能善於理解缺失點與正面點的各個種類，這對調查是非常重要的。 以此為基礎，一個人用來「發現到底是怎麼回事」而必須要採取的兩個一般步驟是：

1. 分析資料。

2. 用此分析出來的資料來分析情況。

資料這個字的定義為，一般相信是真實的事實、圖表、聲明、決定、行動或描述等等。 情況的定義為，某個廣泛普遍的情景，其中存在許多關於此情景的目前資料。

分析資料的方法就是將它和缺失點做比較，然後察看在資料中是否有任何缺失點出現。

分析情況的方法，就是把情況先分成數個較小的範圍，然後在每個範圍內應用上述的資料分析的方法來做分析。

這麼做將會提供給你發生最大錯誤或缺乏組織的地方，同時也提供你最有效率的區域。 

舉例：在餐飲部門裡發生了些麻煩， 在該部門裡有三個工作人員， 在針對整個區域做了資料分析之後，我們獲得了許多缺失點。 然後我們把這些缺失點分配給在該區域工作的A、B與C， 然後發現B擁有大部分的缺失點，這指出了餐飲部門裡的麻煩是與B最有關連的。有許多方法可以處理B，例如對他做職責、出勤方面的訓練等等。 注意，我們分析了主要區域的資料，並將它分配到該區域的細部中，然後我們得到的是一個經過分析的情況，如此我們就能夠處理了。

舉例：我們分析我們手中所有關於賓果汽車工廠的資料， 將那些被分析為缺失點的資料，分配到賓果汽車工廠的每項功能中， 如此我們就能準確地找出是哪一項功能最差， 然後才能用各種不同的方法來處理它，主要是藉由對它加以組織安排並訓練它的執行主管與工作人員。 

另外還有一些變數。 

藉由分析我們手中所有的資料，並且將屬於缺失點的資料分配到各個區域或部門中，我們便得到這個狀況的分析。 而擁有最多缺失點的區域就是要加以修正的目標對象。 

當 面對 一個需要處理的廣泛情況時，在我們能修正它之前，我們當然會有找出錯誤在何處的這個難題。 而這就要藉由資料分析及緊接在後的情況分析來達成了。 

進行的方式是將所有資料加以分類，來看看是否有缺失點（非邏輯）。 我們現在就有一長串缺失點的清單。 這就是資料分析。 

於是我們將這些缺失點整理並歸入情況中的數個主要區域， 絕大部分將會出現在某個區域中。 這就是情況分析。

現在，我們知道哪一個區域是需要處理的。 

舉例：關於整個情況共有70項資料， 我們發現其中21個資料是不合理的（缺失點）。 我們將這21個缺失點分配到它所屬的或適用的區域， 其中16個來自於G區，那我們就處理G區。

經驗

像這樣的練習中特別值得注意的部分是，對為期一天的資料所做的資料分析與三個月的操作經驗，兩者之間的比較。

因此，資料與情況分析是立即得到結果，而經驗則要花很多時間。 

一個人藉由分析他手中的所有資料，並將屬於缺失點的資料分配到各區域或職位，他便得到情況的分析。 有最多缺失點的區域就是要加以修正的目標。

資料分析的品質取決於，一個人是否瞭解該活動所基於之理想的組織與目標， 意思就是一個人必須從理性與邏輯的觀點，知道該項活動應該是要做什麼。

一個時鐘應該是要能持續運轉並顯示時間、實用而且有令人喜愛的設計。 一個時鐘工廠應該是要製造時鐘， 它應該是要生產夠多又夠便宜的時鐘，而且品質好到大家都想要，並賣出足夠的數量來維持這個地方的收入大於支出； 這時鐘工廠會消耗原料，而且也會需要修理並更新工具、設備； 它要召募工人及管理人員； 它有服務廠與經銷商。 這類的事情就是一個人所謂的理想上或 理論上 一個時鐘工廠及它組織的架構。 

那些是合理的點。

為了做資料分析，一個人可從一堆關於時鐘工廠的實際現有資料中，找出缺失點。

然後此人將這些缺失點分配到整個公司的各個部分，來做為情況分析。

接著運用他的行政管理 知識 和專業技術來修復最偏差錯亂的單位。 

最後，他將因此獲得一家運作良好且更接近理想情境的時鐘工廠。  

軍事的、政治的以及公共關係的情況等等，都是用相同的方法來處理。 

我們稱這兩項行動為：

資料分析

情況分析