A volte capita che, nel cercare di mandare avanti qualcosa, manchino i fondamenti dell’organizzazione.

La parola organizzare significa formare un tutto con parti reciprocamente collegate e dipendenti; dare una struttura definita e ordinata. Da questo concetto deriva il termine organizzazione.

L’organizzazione è la suddivisione di azioni e compiti in funzioni specializzate.

Una serie di azioni che una persona deve fare, può essere organizzata. Questo consiste nello stabilire quello che deve essere fatto, nel fare ciò che si può fare immediatamente e quindi il resto, come una serie di avvenimenti fattibili, tutti tesi a portare a termine un’azione in grado di promuovere gli scopi che si era prefissa o che le erano stati assegnati.

Un gruppo è organizzato in modo da rendere possibili dei flussi e da portare a termine azioni specializzate di per sé complete. Attraverso queste azioni minori o completamenti lo scopo del gruppo, assegnato o specifico che sia, viene promosso o conseguito.

C’è differenza tra il fare e il dirigere, anche se alcune persone hanno delle difficoltà a distinguere le due cose. A volte una persona responsabile di un’attività non capisce bene i principi dell’organizzazione e così cerca di fare tutte le azioni da sola. Questo fenomeno, se spinto all’eccesso, può veramente distruggere un gruppo e renderlo inefficiente, dato che tutti i suoi membri, eccetto uno, non hanno alcuna funzione, essendone stati privati da questa sorta di monopolio dell’azione da parte di un’unica persona.

È anche vero che una persona attiva e competente può far meglio le cose, ma non può mai fare più di tanto. Un gruppo ben organizzato, i cui membri abbiano tutti una loro funzione specialistica e che sia coordinato da un responsabile, può fare molto più lavoro di una persona sola.

L’organizzazione è ciò che rende un gruppo più difficile da sconfiggere rispetto a un singolo individuo.

Un individuo competente, che troppe volte è rimasto deluso dai gruppi, tende ad accollarsi tutto il lavoro invece di mettere sotto torchio il gruppo perché si dia da fare e organizzarne le attività.

Quando ci si trova di fronte ad una situazione cruciale, provocata dall’incompetenza di un gruppo o da altre cause, l’azione corretta consiste nel:

1. Risolvere la situazione.

2. Organizzare il gruppo affinché risolva tali situazioni e faccia il proprio lavoro.

Se una persona si blocca nel punto (1), da quel momento in poi sorgeranno difficoltà e sovraccarico di lavoro, dato che non si occupa di eseguire anche il punto (2).

Non organizzare è l’errore principale di un gruppo.

I lavoratori di tutto il mondo possono insorgere, ma se non vengono organizzati rapidamente, sia prima che dopo, la ribellione verrà immediatamente soffocata!

La causa principale della mancata organizzazione è la non comprensione del suo significato.

Prendiamo ad esempio un dirigente a cui venga dato l’incarico di realizzare il progetto X. Non ne sa molto, ma ha due uomini che lo conoscono bene. Se cercasse di realizzare da solo il progetto X o se emanasse a questo proposito un sacco di ordini irreali, commetterebbe un errore. L’azione corretta sarebbe invece quella di convocare l’uomo che conosce il progetto, assegnargli l’altro come assistente e dire loro che si diano da fare. Poi, senza interferire, il dirigente dovrebbe acquisire una migliore conoscenza del progetto X, in modo da potersi assicurare che venga eseguito e intanto lasciare che siano le persone a cui è stato assegnato ad occuparsene.

Comprendere l’organizzazione è semplicemente questo: affidare il lavoro a qualcuno e lasciare che se ne occupi. Se si tratta di un progetto, ci si deve procurare le informazioni sulle cose da fare, raggruppare i tipi di azioni in singoli compiti, assegnarli a delle persone, fornire i canali di comunicazione tra i membri del gruppo, i materiali e la coordinazione e lasciare che il gruppo ci lavori sopra.

Ogni tipo di lavoro, anche quello subalterno, dev’essere organizzato.

Chiunque sia responsabile di altre persone dev’essere in grado di organizzare funzioni e lavoro.

In caso contrario non conclude molto, si sovraccarica malamente di lavoro e il resto del gruppo è sprecato.

Ogni individuo o gruppo può veder realizzati i propri sforzi se comprende che esiste un qualcosa che si chiama organizzazione, un soggetto che è stato codificato e che può essere imparato e messo in pratica.