Che cos’è l’organizzazione?

La maggior parte delle persone ha associato così tante idee alla parola “organizzazione”, che spesso la considera un’identità o un ente, più che un’attività dinamica.

Vediamo di chiarire il suo vero significato.

Prendiamo una pila di perline rosse, bianche e blu e organizziamole.

Ora tracciamo l’ organigramma. In breve questo mostra le funzioni, i doveri, i canali di comunicazione , le sequenze d’azione e i livelli d’autorità di un’organizzazione.

Lasciamo cadere tutte le perline, mischiate confusamente fra loro, sulla persona responsabile.

Ovviamente, per venirne fuori, il responsabile deve instradare le perline. Abbiamo dunque:

Così viene fuori qual è la funzione di un responsabile. Egli instrada. Suddivide cose o azioni in tipi o classi.

Fino a questo punto, abbiamo un’organizzazione immobile.

Dobbiamo avere dei prodotti, vale a dire delle cose finite che abbiano valore di scambio all’interno o all’esterno dell’attività. Un prodotto può essere un servizio o un oggetto consegnato a qualcuno al di fuori dell’organizzazione o a un altro membro dell’organizzazione.

Supponiamo che i prodotti della nostra ditta siano perline forate, infilate e inscatolate.

Avremmo:

Oppure avremmo:

Oppure avremmo:

Il tipo di organigramma che utilizziamo non ha particolare importanza; l’importante è che riesca ad occuparsi dell’intero volume di perline.

Se tale “organizzazione” è costituita da una persona sola, questa deve comunque avere una certa comprensione dell’organizzazione e un organigramma di qualche sorta.

Se il volume del lavoro da fare è notevole, si dovranno assumere altre persone. Ma se lo facciamo senza un organigramma, aggiungeremo anche della confusione.

Senza un organigramma, l’organizzazione si disintegra per il sovraccarico di lavoro e i flussi e correnti che si scontrano. Il conflitto tra questi elementi genera confusione.

La confusione non è altro che un flusso di particelle (corpi, comunicazioni o altri elementi) che non segue nessuno schema. Le particelle si scontrano, rimbalzano l’una contro l’altra e restano NELL’AREA. Quindi non ci sono prodotti, dato che per avere un prodotto qualcosa deve fluire ALL’ESTERNO.

Ora possiamo notare due cose: abbiamo alcuni elementi immobili – le posizioni o posti di lavoro – e abbiamo elementi che fluiscono, cioè cose soggette a cambiamenti.

Perciò i posti di un’organizzazione modificano le particelle che fluiscono.

Le particelle fluiscono in sequenza.

Le cose entrano in un’organizzazione, vengono modificate e fluiscono all’esterno dell’organizzazione.

Un’organizzazione che tratta soltanto un tipo di prodotto, ad esempio le perline rosse, è meno complessa di quella che lavora prodotti di diverso tipo.

Ogni attività è costituita da una sequenza di azioni. Deve avere punti stabili che non si muovono per potersi occupare di quelle cose che fluiscono.

Non è necessario avere un terminale stabile che si occupa di una sola cosa, ma se così fosse, deve comunque seguire una sequenza corretta di azioni. (Con “terminale” s’intende una persona che invia, riceve o trasmette una comunicazione.)

Questo vale per una sala macchine, per lo studio di un avvocato o per qualunque tipo di organizzazione.

In una sala macchine, il carburante entra e viene trasformato in moto che fluisce all’esterno. Qualcuno fa funzionare le macchine. Qualcuno le ripara. Può darsi che sia una persona sola a occuparsi di tutto, ma non appena il volume di lavoro aumenta, è indispensabile pianificare le azioni, classificarle e rappresentarle in un organigramma che sia conosciuto e seguito dal personale della sala macchine, altrimenti l’attività non funzionerà bene.

La cosa da fare è classificare il funzionamento delle macchine e la loro riparazione come due azioni distinte, in modo che costituiscano due funzioni dello stesso organigramma.

Il capomacchinista si assicura che il traffico dei flussi continui e che i terminali svolgano le loro attività.

In uno studio legale, il flusso è costituito da azioni diverse.

Il disegno illustra uno schema di flussi, possibilmente con una persona diversa (con una capacità diversa) in ogni punto.

Potremmo anche avere una sorta di organigramma immobile.

Ma se lo facessimo, dovremmo rappresentare il movimento in senso verticale in modo da avere un flusso.

Gli organigrammi che riportano soltanto i terminali di solito non scorrono.

Ecco il tipico organigramma dell’esercito di una volta:

Con l’aggiunta di molti altri uomini, si rese necessario avere una tabella di flusso.

In conclusione, queste sono le azioni per organizzare:

1. Stabilire quali sono i tipi di particelle.

2. Stabilire le modifiche da apportare ad ogni particella in modo che esse creino il prodotto.

3. Assegnare una posizione ai terminali che effettueranno le modifiche in base alla sequenza del cambiamento.

Il tabellone deve includere anche un riconoscimento dei tipi di particelle in (1) che li instradi ai terminali che li modificano e successivamente li faccia uscire sotto forma di prodotti.

Per avere un valore pratico, l’organigramma deve anche tenere presenti l’approvvigionamento di materie prime, la distribuzione del prodotto e il pagamento per il ciclo d’azione (la serie completa delle fasi che hanno portato alla realizzazione del prodotto) e la sua supervisione.

Un’azienda è caratterizzata da numerose azioni.

Essenzialmente è un complesso di piccoli organigrammi combinati per funzionare insieme come un grande organigramma.

Questa sezione del corso espone i principi di base che bisogna conoscere per organizzare qualcosa.

Per pianificare qualunque azione, bisogna essere in grado di visualizzarne la sequenza dei flussi e i cambiamenti che si verificano in ogni punto. Bisogna avere la capacità di vedere dove entra e dove esce una particella (foglio, persona, denaro).

Bisogna essere capaci di individuare ogni punto in cui la particella si può fermare e correggere o sistemare quella parte di flusso.

Un organigramma corretto è una combinazione perpetua di flussi che senza scontrarsi fra di loro, entrano, vengono sottoposti ai cambiamenti desiderati ed escono sotto forma di prodotti.